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配布時に気を付ける事

東京オリンピックの招致で話題になった"おもてなし"の精神です。配布は相手に来て頂く事はありませんが、エクセルを気持ちよく見ていただく・再利用していただく為に気を付けたいことです。


エクセルのバージョンは平気ですか?

エクセルのバージョン毎に機能が追加されているので、作成したエクセルのバージョンによっては別のエクセルで開く事が出来ない等の事も起きます。

特に良くあるのが、2007以降のエクセルで作成した物が2003では開けないと言う事があります。また開けたとしても、"データの一部が損失している"、"数式の情報が落ちている"等があります。これは2003の行は65536までなのに対し2007以降は1048576と大幅に増えています。また、例えば合計を求める"SUM"関数も2003は30個までしか計算できませんが、2007以降ではもっとたくさんの合計を求める事が出来るようになっています。

対応策

配布先のバージョンがわかっていればそのバージョンに応じて保存形式を設定してあげればよいでしょう。

もし相手のバージョンが不明な場合は、相手に確認するのが一番確実ですが、案パイをとるなら2003のファイル形式で保存しておくとよいでしょう。その際もバージョンを落とした事によって失われた情報を確認する必要があります。



不要なシートはありませんか?

使用環境によっては新規のブックを作成した時に、シートの数が何枚か初期段階で作れられています。また、編集の過程でも仮にシートを作ることもあるでしょう。

そうした不要なシートを残したままにすると、配布された人はすべてに目を通す必要があります。場合によっては、すべてをプリントして確認するかもしれません。そうした手間を相手に取らせないためにも、必要なシートのみを配布するようにしましょう。


印刷範囲は設定しましたか?

配布したエクセルは相手先でどのように使用されるかわかりません。場所によっては対象の全員がパソコンを持っておらず、プリントして配布する事もあります。そういう場合を想定して、印刷範囲・フッター・ヘッダー・用紙サイズをきちんと設定しておきましょう。

大体の会社では主にA4サイズの用紙が一般的です。その他の用紙サイズを設定した場合は一言添えて配布するとよいでしょう。


不要なマクロは削除しましたか?

エクセルにはマクロという自動処理機能があります。ただ、組み方によってはウィルスともなってしまいます。そのため、企業によってはセキュリティ上マクロのあるエクセルは開かないという規定があるかもしれません。

相手にちゃんと読んでもらえるように、編集に使用した配布に不要なマクロはちゃんと削除しておきましょう。どうしてもマクロを組んだ状態で配布する必要があるときは、事前に連絡しておくとよいでしょう。